昨天我還回復了你的Email呢！

這個世界發瘋了嗎？有時似乎電子溝通正在接管我們的生活。在20世紀80年代中期，大多數人都沒聽說過傳真機，只是在很少的大組織中在高層私人助手之間使用。Email還只是一種科學的構想。不長的十幾年前，行動電話還只是為精英分子所用。而今，許多家庭已經擁有傳真和電腦，我們中的大多數人的生活已經離不開電子溝通方式了。

Email是公共的

電子溝通看起來是短暫的，但又可以說是永恆的。一旦我們傳送了一封Email，我們立刻建立了四個備份：一個在我們的電腦裡，一個在我們的伺服器裡，一個在接受者的伺服器裡，還有一個在接受者的電腦裡。自動的備份功能還會建立更多的備份。一個訊息發出一年後，將會有50個乃至更多的備份。事實上沒辦法確定這些備份中的某一個會一直保留下去，被轉發，或者被某人有意或無意地讀到。Email和傳真甚至可以被用作法庭上的證據。如果你所說的話是消極的，或者可能被錯誤的採納，可以考慮刪除掉，或者重新組織語言。如果必須這麼說，考慮使用電話或者面談來傳遞你的資訊。

如果你用老闆的電腦傳送Email，這封Email就成為他的“財產”，他有權截留和閱讀，所以小心你所寫的內容。正如任何書面的溝通一樣，我們永遠無法保證對方肯定會看到它。尤其是傳真和Email，你應當確認對方閱讀了你的信。

一個好的規則是：不要寫任何你不想讓你的老闆，或者你的家人看到的，或者你不想出現在報紙上的資訊。

注意你的語氣

如果我們不加小心的話，電子溝通的非個人化、迅速的特點可能會使我們在無意識中顯得比較魯莽。人們不能借助於肢體語言和聲音的語氣語調來判斷我們的資訊的強度和我們的想法，因此有可能會採用消極的反應。

簡短的句子，缺乏客套，簡潔的願望，都會使我們的電子溝通看起來過於簡略。一個簡潔直接的資訊可能因簡單而被忽略；幽默可能完全沒有效果。

要確保這種情形不會發生在你身上，你應當想像一下對方收到你的資訊後會如何反應。

如果你正在生氣，千萬別發傳真或Email；如果你感到非這麼做不可，那麼你可以先寫好，但至少等一天後再發出去，到時候你可能已經冷靜下來了。

要特別注意用得體的、友好的、謙恭的語氣。記住你的日常用語“請”和“謝謝你”。

不要信馬由韁

過去幾年裡，出現了大量關於Email的“協議”。比如，全部使用大寫字母（除非是縮寫標題）被認為是大喊大叫。這樣做是很無禮的，因為全是大寫字母比常用的小寫字母更難於辨認，最好要避免這些。

一些由標點符號構成的“可愛”的小標記被稱為表情標記，還有一些縮寫字母（比如BCNU表示“看著你”，BTW表示“隨便說”）等等，這些最好儘量避免，因為並不是每個人都知道它們，或喜歡它們。

簡潔

大多數對各種書面溝通的抱怨都是“太長了”，“而且繞來繞去沒說到點子上”。

雖然Email和傳真不是書信，稱謂（親愛的約翰，你好蘇，或者哪怕是名字後面加一個逗號）以及結束語（此致敬禮，感謝你的幫助，祝好）都使你的資訊顯得更友好。

除非是私人信件，否則儘量把Email的長度控制在一個螢幕內，如果是傳真的話不要超過一頁。如果太長，人們很可能只大概看一下，或者根本不看。簡潔，但不要生硬，也不要含含糊糊，讀者可能不清楚你在談什麼。

要在生動和趣味上花心思，而不要寫得冗長而單調。

清楚明白

有些人每天要收50—100封Email，所以在主題欄內填寫一個標題將有助於收信人決定優先收看權。我們的主題欄越具體，收信人就越容易準確地判斷其內容是什麼。不要使用同樣的措辭作為你的資訊的開頭，否則你會冒著收信人感到被騷擾的風險。

用簡單的話把你想讓收信人瞭解或去做的事情放在頭三行。接著闡釋原因。你是否有問題要問或者需要索取一些資訊呢？也放在前三行。是否有一個你想讓收信人清楚的時間或最後期限呢？放在前三行。你是否要提供一些資訊、建議或指導呢？放在前三行。你是否要提供一個機會或邀請呢？還是要放在前三行。把你最重要的資訊放在開頭，這樣可以防止收信人沒有時間讀完全部內容