用一兩句話概括出要點，然後陳述你的目的和你希望讀者閱讀後應採取的行動。在你的結論部分，重申你的重要觀點，如果必要，可以再深入一步。

文章具有說服力

文章的說服力對於公文來說是非常重要的，畢竟我們寫作商業信件、報告、備忘錄不是為了好玩，而是為了使對方瞭解、理解我們，這是我們溝通的目的。

文章的力量在於動詞的運用，文章中應運用比較強烈的行為詞彙。這將增強文章的說服力。

使用有力度的動詞

有力度的動詞會在人們心中形成一幅圖畫，它們會增加文章的權威性和說服力，因為這些動詞指揮著讀者的思想，如果你使用有力度的動詞，會增加你的文章的魅力。選擇那些專門描述行為的動詞。有力度的動詞是具有明確的動作傾向的，和緩的動詞通常由系動詞構成，通常是抽象而不是具體的。弱強

我們想要去參觀我們參觀

我是想支援…我堅決支援

我們能夠勸說我勸告……

我將給你送去我傳真給你

我將去那兒並且我開車去那兒並且

我們將與你聯絡我們打電話給你

使用大量強烈的、特別明確的動詞，能構成一幅心理圖畫。

第七部分書面溝通語態應用

使用主動語態

為了使文章更有說服力，要使用主動語態的動詞，而不要用被動語態，這就如同演員與劇本的關係一樣。主動語態的句子總是將“演員”推向前臺。

被動語態主動語態

那是在會議上被決定的會議決定……

調查由我們來執行我們調查……

被詢問我們問…

我們的戰略被制定我們制定戰略

那是誠摯的抱歉我抱歉

你的思想被欣賞我們欣賞你的思想

它被約定……我們約定……

洗練你的文章以適合讀者的口味

使你的文章顯得有魅力

你曾經看到過由詞彙堆砌起來的報告、信件、備忘錄或雜誌文章嗎？如果有的話，你可能還能回憶起當時的感受，大多數人對於這類幾乎沒有詞彙間隔，沒有剩餘空間的長篇闊論的反應是∶“去它的吧，我幹嗎要看這篇文章？”儘量使你的文章中段落短小，在段落與段落之間留有充分的空間，在紙的上下左右留有充分的空白。透過選擇短詞、短句和較短的段落，你能夠避免讀者的消極反應，你也能設計出某種寫作方式以吸引讀者的眼睛。

從你的材料組織著手，使你的文章對讀者來說更有魅力。

使用標題和副標題

在白色的空間標以題目，以警示讀者文章從這裡開始，並且幫助他們發現他們要尋找的內容。

使用執行概要

這些是非常有用的工具並且被包含在許多商業檔案中。甚至一頁紙的備忘錄也有執行概要，它構成一種寫作形式，解釋性的標題告訴讀者，從這裡開始，這就是備忘錄的作用。

較長的備忘錄和報告，可以有整頁的執行概要，來描述內容或突出主要的資訊和結論，使讀者知道他們何時應該看，並且要仔細看這些內容。

寫作個性化

用“我”、“你”、“我們”等人稱代詞幫助讀者把你的文章連線起來，使文章更直接、清晰和有說服力，使你的文章更具個性，更具可讀性，避免使簡潔的文章顯得突然。

組織的方向盤是靠人來轉動的，公文也是由一些人寫給另一些人看的，因此不要擔心在你的公文中參考了別人的東西。公文的寫作要運用簡明語法，同時要寫出個性化的文章。

機智地寫作

公文不應含有判斷術語，應以職業化的方式報導事實，讓讀者自己得出結論，如果你想給予一種觀點、說明，不要把它掩飾成事實。

同時還要考慮時間，在你發出備忘錄或信件前，把自己置於讀者的位置去考慮事情。

不要忘記檢查

仔細檢查你已經寫完的檔案，反覆大聲地為自己朗讀，確認語法運用是否正確，你的意思表達是否清楚。

然後再為自己讀一遍，檢查你需要提供的資訊都包括進去了嗎？有沒有多餘的應該刪去的內容？把時間花在檢查上是值得的，它能幫助你確保你的文章便於閱讀、理解和付諸實施。

第七部分書面溝通電子溝通

你怎麼能說我沒有與你交流？就在