而錯過。

如果你有不止一個題目的Email需要傳送，可以把每個題目單獨傳送一封Email，這樣使收信人更方便地區分輕重緩急並歸類。

如果Email或者傳真不止傳送給一個人，一定要寫清楚：誰，需要做什麼，在什麼時間。可以採用這樣的方式：群發給需要負責做某事情的人，抄送給僅僅需要了解資訊的人。

第七部分書面溝通進行成功溝通

正如別的書信交流一樣，我們把傳真和Email搞得越有吸引力，它們被讀到的可能性就越大。對於多數Email和傳真，這意味著：

每段大約6行。

段落之間空1行。

使用數字序號。

使用小標題把更長的資訊分開。

關鍵部分要標示出來。

留出一些空白。

這些簡單的技巧會使你的資訊看起來更具可讀性。

有吸引力

清晰簡潔的語句有助於確保Email和傳真被對方閱讀。另一個使它們有吸引力的辦法是：

確定對收信人有好處——你的資訊可以滿足他的需要。

使用第二人稱——用“你”這個稱謂。

哪怕你同時寫給幾個人，也要用第二人稱，可以使你的資訊看起來不至於像一篇演說。

迅速

除非公共性的Email，大多數人總是希望在48小時內得到回應。如果我們沒有時間完全回覆，至少我們可以簡單地告訴對方我們已經收到了資訊，並且正在處理，然後說我們將會詳細回覆。

如果你在度假，可以考慮把你的郵箱設定為自動回覆，這樣如果你收到的郵件短期內不能回覆，而對方又在期待你的回覆時，可以避免誤解。

整理清楚

傳真件可能因堆積得亂七八糟而造成丟失，Email的往來也可能會把硬碟弄亂，使資訊難以接受。這裡介紹一些整理傳真和Email的小技巧：傳真Email

把不想要的傳真扔掉刪除不想要的資訊（並定期清空垃圾箱）

把準備日後查閱或記錄的傳真把你想以後查閱的資訊歸為一類

歸為一類把那些你準備以後處理或回覆的

按需要儘早回覆懸而未決的傳真郵件列印出來或放在電腦資料夾裡

立即回覆其餘的傳真立即回覆其餘的郵件

定期檢查你的發件箱和標題資料夾，刪除掉那些不需要的和過期的資訊尊重隱私，節省時間

為什麼沒什麼人喜歡點選“全部回覆”的按鈕回覆郵件呢？除非一個人的熟人圈子非常狹小，每個人與別人的興趣都非常接近。否則，不可能位址列裡的每個人都會對位址列裡的其他人的愛好感興趣！不要用這樣的方式浪費人們的時間。

你的Email應當包含多少細節呢？在任何一次交流開始前，首先要思考對方的需要。他們已經知道了什麼？他們有多少興趣？他們想要什麼程度上的細節？

盲目的抄送按鈕可以很順手地傳送多個備份。首先，不是每個人都喜歡把自己的郵件地址傳送給許多別的收信人；其次，顯示一長串抄送地址佔用了空間，收信人需要滾動滾軸，有時在鎖定資訊時十分吃力。（接收到抄送郵件的人只需看到發件人的郵件地址和他們自己的，而不是所有的收件人列表。）

附件

你是否收到過貼上著需要花時間下載附件的郵件，最後發現你只是在浪費時間而已？

雖然很容易傳送，附件還是需要花時間傳送和下載。在你傳送附件之前，先想想收件人為何應當對它產生興趣。如果你還是決定傳送，在郵件的正文中解釋它的內容以及格式。這樣，收件人就可以做出明智的決定是不是要開啟它。

核對你傳送的所有資訊

電子溝通的速度很容易使人天馬行空，不受約束。正如我們需要核對我們的信件、備忘錄、報告一樣，我們也應當核對我們的郵件和傳真。

在傳送資訊之前花一些時間檢查一遍。毫不留情地把不必要的詞和枝節去掉。

如果你每天都掛在因特網或區域網上，不要一收到資訊就跳起來。確定一個檢查郵件和傳真的最佳時間。每天早上第一件事就是檢查電子郵箱的做法也許不是最有效率的，比如，它可能耽誤你準備做的更重要的工作。

附錄6如何評判心理程式測驗

要想知道你屬於哪一種型別，以及你需要在哪方面更多的