如，在歐洲的大多數公司，十月就確實不是20個工作日）。另外一點是，這個人的工作總量在本例中是194天，因此這個人的工作超負荷了50％，也就是說，需要他做的事情，比他能夠做的事情多了50％。

如果你同時開展某些工作和多個專案，而且這些專案的工作量在一定程度上是可預測的話，像上表中那樣計算供給和需求就很適合你。但是，任何人都可以計算供給和需求——就算是你的工作量的可預測性不是那麼高。如果你的工作確實是這樣，最好的方法就是記錄下在某一週內或者幾周內，這些工作實際上花費的時間，然後把這個時間作為你估算的初始值。

下表就是針對上述型別工作來計算供給和需求的例子，表中數值是某一週內花費在各種事項上的實際時間。本例是用Excel電子表格計算出來的，但是你可以用你喜歡的方法來計算，用一頁紙來做下表中的計算也完全不會有問題。

第二部分

有效運用時間管理的工作智慧

本書的第二部分論述三個重要的概念以及相關工具，它們可以讓你做到有效地極限時間管理。

巧妙地說“不”（第4章）；

激進地確立優先順序（第5章）；

制訂計劃少比多好（第6～10章）。

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第4章　不做面面俱到的“老好人”（1）

我已經說過很多次了，我們必須學習不做事情的方法，其中最簡單的一個方法我們將在本章中學習到。如果你像我們大多數人一樣，從很小的時候起就被灌輸了要做很多事情的思想，那麼現在是時候改變它了。你必須學會擺脫一些事務，你需要學習說“不”，以便讓自己可以：

減少處理事情的時間。你可以一次性地處理你的電子郵件，而不是每次聽到你的電腦發出收到新郵件的提示音就處理一次；你也可以把所有需要打的電話都集中到一次打，這些都是很好的例子。

把事情交給另一個人做。這種方法叫做授權。

拖延或者回避，能拖多久拖多久。這樣的情況叫做“延遲”，有時候做些適當的延遲頗有好處。

根本就不要做這事。有時候不做才是最好的做法。

你需要巧妙地說“不”——以一種不得罪任何人的方式說“不”。

下面列舉出我通常使用的一些方法，順序不分先後：

1。“因為個人原因，我不能再做那件事了。”或者差不多類似的說法，但是選擇用什麼詞非常重要——“對我來說，情況發生了變化，我不能再做那件事了。”

2。用大號字型列印一個告示——“你做事沒條理，我也無法救急”，把這個告示掛在你的辦公室或者工作間裡。可能這算不上非常“巧妙”，但我還是勉強把它稱做是巧妙，我確實看到過有些人匆匆走向他人的工作間，但是在看到這個告示後就止步退卻了。

3。當某人來干擾你工作的時候，拿起你手邊最近的一張紙。然後把手放在太陽穴上，儘量表現出你像愛因斯坦在思索相對論一樣在苦思冥想。也就是說表現出的樣子是“我現在真的在忙這件事，你能隔一個小時再來嗎？”每個人都會體諒你的，而且你也不會得罪任何人。他們通常根本不會再回來——好極了！如果他們回來了，這次他們一般會多帶了幾件需要你處理的事情來，現在這些事情可以一起解決了。這種情況真是屢見不鮮。

4。實施“紅色時間段”和“綠色時間段”辦法。你把工作日劃分成“紅色時間段”和“綠色時間段”。在“綠色時間段”內，你可以允許他人干擾（包括當面的干擾，透過電話或者電子郵件的干擾）；在“紅色時間段”內，你不允許他人干擾，舉例來說，你可以把一個早九晚五的工作日這樣劃分：上午10～11點以及下午3～4點是“紅色時間段”。

5。假設你在晚上7點的時候有一個極為浪漫的約會，那麼你會怎麼安排你的這個工作日呢？你就按照這個思路來想——你可能計劃最晚在下午5點的時候要離開公司，你可能會覺得，出於安全起見，你在下午4點的時候就得出發，在下午4點到5點之間，就應該是你的“意外事故處理期間”，以防萬一某個傢伙跑來對你說他現在需要你做些什麼事情。如果在你的工作時間裡出現了干擾，你可以快速地處理一下，因為你知道你的時間是多麼寶貴並且短暫易逝（也就是說，你會非常留意你時間的供給和需求）。有些事情，比如必須去趕火車或者乘飛機，或者在下班後接小孩