干擾。不管這種干擾是來自於直接會面，還是透過電話（固定電話或者手機），我們每個人每天都會受到一些干擾。

收件箱/電子郵件。可能我們所有的郵件都涉及具體的專案，但是我們大多數人每天都有其他的郵件必須處理。無論如何，需要花些時間來判斷這些郵件是否真的和具體專案有關。

出差/拜訪。可能你會要出公差，或者有人來拜訪你，這就會佔用你的時間。

培訓。可能你會參加某些型別的培訓課程，也可能你需要給別人做培訓，或者監管別人的培訓。

年假/節假日。

管理他人。可能是你是一位經理，需要管理很多人。這會佔用你不少時間。

電話/電話會議。我們每個人每天都要打不少電話。

支援。可能你需要花時間來支援某些人或系統或產品。

招聘。可能你的組織需要增加人手，因此你必須花時間來閱讀簡歷，面試新人，還可能參加一些和招聘有關的其他活動。

“滅火”工作。

頂替別人。當有人休假的時候，可能需要你來頂替他們工作。

4。加上一欄，名字叫做　“新事項”。可能在你規劃的時間段裡，你的工作不會發生變化（有可能不會變化，但我自己從來沒有遇上過不變化的情況）。但更可能的情況是，不斷有新的事情冒出來。因為它們現在還沒有出現，我們也還不知道是怎麼樣的新事項——我們只知道新事項的出現幾乎是不可避免的。“新事項”這一欄就是為它們準備的。

做這些事情需要多少時間

現在來判斷一下，看看在你規劃的這個時間段內，每個事項需要佔用你多少時間。使用的單位可以是小時/天，天/周，總時數，總天數，或者其他任何適合該事項的量度標準。每個事項佔用的時間都要統一用同樣的單位記錄下來。我個人認為單位最好用“天”。

然後把它們都加起來算總數，這樣，你就得到了在你所規劃的時間段裡的工作總量。

計算出你可用在這些事情上的時間——供給

現在來計算在這個時間段內你有多少個工作日（在上一節計算需求的時候如果你以小時為單位，這裡你也要折算成小時數）。這樣就得到了你可以用在這些事情上的時間，也就是供給。

我們有一個名為“供給和需求計算器”的Excel電子表格，它可以幫你迅速完成計算。下面有一張“供給和需求計算器”的圖，如果你想要這個Excel電子表格，可以給我發電子郵件索取，我的電子郵件地址可以在本書的最後幾頁找到，我收到你的郵件後，就會把這個Excel電子表格發給你。本章節的末尾有一些供給需求計算的例子，也會對你有所幫助。txt電子書分享平臺

第3章　時間管理中的“供需平衡法”（3）

供給和需求——殘酷的現實

你是不是也為你的供給和需求計算結果感到驚訝呢？很多人都會為自己的計算結果大感震驚。但不管你是不是他們中的一員，我想下面兩點已經非常清楚。

你只能做有些事情，相應地，你無法完成其他的很多事情。

你決定要做的事情必須是非常重要的才行。如果你覺得擁抱你的孩子，學習演奏鋼琴，或者攀登珠穆朗瑪峰對你來說很重要，你就必須為這些事留出時間來。這意味著從其他事情裡面抽出時間來。怎樣做到這兩點。

永遠不要把時間花費在無關緊要的事情上面。

要把時間花在重要的事情上面。

這正是對“極限時間管理”的另一種理解。

舉例

下面是一些計算供給和需求的例子，這有助於你計算自己的供給和需求。下表是一個為期6個月的例子（在計算中，假設一個月工作20天，一週工作4天）。

“工作”一欄列出了這個人需要做的所有事項，即這些事項的“清單”。“工作”後面的一欄是估算在規劃時間段內有多少工作量分配到每個事項上。在計算需要完成多少工作小時數，“天數/月”、“天數/周”、“時數/天”，或者就是天數，都是可以使用的單位。其餘的欄顯示這些時間是怎麼分佈在規劃時間段內的——在本例中是6個月。

表格最頂上一行的斜體數字，是表示每個月有多少個工作日可用。它們的總和是120（注意，我假設每個月都有20個工作日，而且每個月的工作日數量都相同。你可以根據自己的實際情況來調整這個數值。比