作為秘書一定要掌握區分工作輕重緩急的方法。

不管秘書的工作有多忙多雜，它們基本上可以分為三類：第一類是N——Now，即你現在必須馬上處理的工作；第二類是T——Today，即你應該今天完成的工作；第三類是L——Later，即使明天完成也可以的工作。這種日常工作分類法又叫NTL分類法。哪些工作分在哪一類，秘書自己一般心中有數；一些從上司那裡就分派下來的工作，在自我分類時需要多想想；有時你把握不了，你在接受上司工作指示時，最好順便問清楚上司希望在什麼時侯完成。

如果用這種NTL分類法來劃分，那秘書這天早晨的幾項工作就

應該這麼劃分：給老闆寫報告是T　類工作；通知副總他們開會是N類工作；把傳真交給具體經辦人是T類工作；給電視臺發郵件是L　類工作，而參加檔案培訓也是L類工作。因此，這天早晨秘書的工作順序應該這麼安排：

首先到行政部辦好四人開會要借用的會議室的手續，之後與其他三人聯絡；把傳真給老闆看一下之後，就馬上把傳真轉給具體的經辦人，並聽取上司對這份電傳的指示；把傳真的事弄妥之後，趕緊給老闆給報告，爭取在今天把報告寫出來；至於參加檔案培訓報名和給電視臺的郵件不急，記在本子上，明天什麼時候有空再去辦也不遲。

4、如何創造性地工作

a。不安於現狀

中國有句古語，叫做“物極必反”，這就是說任何事物都有個極限，超過了這個極限，事物就會發生本質變化，走向自己的反面。秘書工作就是這樣。如果秘書工作太熟練，就反而有可能影響秘書工作質量的提高，因為一般人剛從事秘書工作的時候，都會刻苦學習，勤奮工作，但達到一定的水平之後，有些人頭腦裡就會滋生一種惰性；滿足於已有的經驗，不願去想什麼新辦法來提高自己工作的效率和質量。

不只是在秘書工作中，就是在一般的工作中，頭腦里長出這種惰性的腫瘤都是非常危險的，容易斷送自己的前途。因此，為了追求更高的效率、追求更佳的效果，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應付一些偶然性的事件時，都應這樣在頭腦裡多問問自己：“事情為什麼會出現這種樣子？”“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富於創造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結果又會怎麼樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對於秘書來說，特別是要對一些偶然性事件多加留意，從中能悟出許多必然性的東西。

b。在創造中提高

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第三節　秘書工作有哪些特點（3）

秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集資訊、接待客人、不折不扣地執行上司的各種業務指令……總之是為上司創造一個最佳的決策環境，因此，在一般人看來，秘書工作很難與“創造”一詞聯絡在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動性和繁雜性。在許多時候，秘書對那些千頭萬緒的瑣碎的工作都應付不過來，要創造性地工作，談何容易！但是，事實上，秘書創造性地工作是非常必要的，因為只有創造性地工作，秘書工作才能上升一步臺階，也就是說，透過秘書創造性的工作，可以為上司節省更多的時間、蒐集更多的資訊、提出更多的合理化建議等等，反之，如果秘書總是按部就班，不求創新，則猶如逆水行舟，不進則退，離上司的要求越來越遠。

那麼，秘書怎樣才能創造性地工作呢？其實，就創造本身而言，秘書工作並沒有什麼特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個一元一次方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創造性就會自然而然的在這種求解的過程中發揮出來。世上的事，從來就是如此，功夫不負有心人。

上司經常要召開各種各樣的會議，秘書在做會前準備工作的時候，就應多想想：開會的目的是為什麼？達到這些目的就一定要這樣興師動眾嗎？有沒有其他更簡便的方法？又比如，在協助上司處理各種檔案時，看了各個部門送上來的請示報告或彙報材料，秘書就要在心裡琢磨，這些報告的內容是否充實或者應寫得更為簡便一些……

這樣的例子可以說是不勝列舉。再舉一個例子，給上司安排工作日程，一般來說，時間都是寬裕的，假如其中的某一天實在沒有什麼特別的工作可以安排，就一定要在電腦裡進行調整嗎？如果對這類問題平時不隨便放過，那麼