又比如你在幫助上司整理檔案時，上司突然問你：“對於市場部的某某策劃案，你認為怎樣？”

“實在對不起，我對這個問題不太清楚。”

你的這種回答雖然誠實，但也只能算是一種應付。上司徵求你的意見，說明上司對你還是比較重視；你這樣地回答，不僅對上司的重視沒有任何表示，而且也說明你作為上司的助手，業務水平有待提高。

出現了差錯，就應當採取措施補救。第一步就是要能發現差錯。像上面這種情況，你事後也許會意識到對上司的詢問的確缺乏應有的禮貌，但平時不注意鑽研業務這個問題就往往容易被忽視。

c。當機立斷

秘書已與張三約好，今天下午2點陪總經理去登門拜訪他，商談明年雙方合作的事。正準備動身，值班秘書來電話，說李四來訪，正在接待室。現在已經1點半了，秘書應該怎麼辦？

二者只能取其一。如果按原計劃去拜訪張三，就不能接待李四；如果在家接待李四，就得推遲或取消對張三的拜訪；不僅不好選擇張三或是李四，而且也不好向任何一方解釋。而總裁辦主任眼下不在家，而且一時也聯絡不上，沒法向他請示，問題真有些棘手。

儘管如此，秘書仍然要冷靜。首先應該想清可以採取哪些補救措施：給張三（或李四）去電話，推遲約會或者取消約會；儘快與總裁辦主任聯絡上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪張三，那麼，在告訴張三不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，儘量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之後，就要充分估計取消或推遲約會造成的各種後果；如果有消極後果，就要採取新的措施以把這種後果減輕到最小程度；另外，由於總經理活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯絡，以保持各部門工作的協調。

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第三節　秘書工作有哪些特點（2）

當然，秘書應當採取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。

d。從容不迫

有了對策，秘書還應想好孰先孰後，是先給張三打電話還是先通知李四；是先聽取總裁辦主任的指示還是先接原計劃辦，再向總裁辦主任彙報……

在這種非常狀態下，哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎麼對公司（或總經理）有利就怎麼做。反過來說，就是那些沒有什麼實際意義的東西暫時就不要想那麼多。

比如說這次不能踐約去拜訪張三，並不意味今後也不去了。把原因說明，張三不一定就會計較；而對李四來說，由於長期的業務往來，與自己的上司建立了密切的私人關係，這次沒有接待，在知道了事情原委之後，也許會一笑了之。秘書在想這些問題時，實際上就已經把公司的利益擺在首位。

e。有條不紊

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮靜，如果心裡著急，說話就不一定說得明白；對方在電話裡半天還沒聽清你說的是怎麼回事，可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關係弄僵。秘書錯上加錯。

亡羊補牢，當機立斷，這是衡量秘書水平的一個重要標誌。人非聖賢，孰能無過？秘書無論何時何地都應該保持一種亢奮的、積極的進取精神，不為一時的失敗和挫折而氣餒心灰。孔夫子在《論語》裡說道：“知錯就改，非過也”。秘書不是不犯錯誤，而是不犯同樣的錯誤。

3、怎樣區分工作的輕重緩急

這天早上總裁辦秘書一進辦公室，老闆就讓她起草一封上半年的工作總結報告，明天下班之前交給他，說下個星期開公司董事會要用。她估摸了一下，得三四萬字，有二三十頁；剛從老闆辦公室出來，她還沒有坐下，老闆又打電話過來，說今下午從一點開始，與公司一位副總、銷售部經理和財務經理四人一起商量工作；她說她馬上通知他們幾個；剛放下電話，前臺就送來一份傳真；傳真是新加坡恆鑫公司老總髮來的，說後天到北京，讓公司幫他預訂個旅館；她剛看完傳真，老闆又來電話，說下個月初到電視臺為《一週財經觀察》做嘉賓的事，他沒時間不去了，讓她給對方發個電子郵件；她剛喘口氣，人力資源部的人又過來通知她，說讓她填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最後期限。

對於一些年輕的秘書來說，一上班就遇到這麼大一堆雜事，心裡確實有些發怵，不知從什麼地方下手，因此在實際工作中往往是顧此失彼，所以，