秘書最好不要戴首飾，因為象耳環、戒指、手鐲這類東西太顯眼，在接待客人時，容易分散客人的注意力，與會見客人所需的寧靜氣氛不和諧。比如，你在給客人送茶時，客人聽到你的手鐲叮噹地響，會有什麼感受呢？

e。互相提醒

為了保持一種清新美好的形象，秘書不僅在精神上要有一股蓬勃向上的朝氣，而且在衣著打扮上也要有所講究，只不過是不要過於顯眼。但是，怕就是怕掌握不了這種分寸，久而久之，不是眉毛描得太濃，就是口紅塗得太鮮。因此，秘書之間要經常互相督促，如果誰的衣服皺了或者化妝過分，就及時提醒她。

。　想看書來

第三節　秘書工作有哪些特點（1）

1、秘書工作的四大特徵

a。需要當機立斷處理的事情多

公司正在召開董事會，秘書接到一個電話，對方要求找總經理接電話。公司有規定，在開董事會的時候，原則上任何人不得接電話，但是，如果秘書機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為對方也許是公司一位很重要的客戶，而且也說不定總經理因為想了解某種資訊而早就在等他的電話。因此，在這種情況下，秘書應該悄悄地告訴總經理，聽聽他有什麼吩咐。所以，秘書在平時就應注意熟悉上司的工作內容、社交範圍等各種情況。俗話說留心留學問。如果對上司的工作比較瞭解，即使遇到這種突然的情況，也能馬上判斷出來應如何應付，不至於措手不及，讓上司生氣。

b。工作的內容變化快

秘書工作內容非常複雜，變化也很多。比如：為上司安排工作日程，就是製作一張小小的上司工作日程表。如果不是自己親手製作，就很難品出內中三味。

上司每天要處理大量的日常工作，與企業內外各方面的聯絡非常密切，但是，新的情況有可能隨時出現。秘書在日程表中安排本週星期四上午9點與某某公司總經理商談長期合作的問題，但對方星期三下午突然來電話，要求將會談推遲到下午2點；如果推遲到下午2點，那麼，原定經理星期四下午去某某公司拜訪某某董事長就得改到星期五上午；緊接著，星期五上午的董事會也得改期……面對這種多米諾骨效應，秘書又要重新與各方聯絡協商，及時調整上司的工作日程；調整之後，又必須馬上通知有關部門。

c。一心幾用的時候多

秘書工作繁雜多變，秘書常常必須同時處理好幾項工作。這是秘書工作的一大特點。

正當秘書在給剛剛出差歸來的董事長報銷旅差費時，總經理來電話讓秘書趕緊給他送一份資料去；剛剛把資料找出來，值班室又來電話說有一位客人找……哪些工作應為優先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能出現撿了芝麻丟了西瓜的現象。

d。忙閒不一的情況多

秘書是忙碌的，但如果說秘書永遠是忙碌的也不一定正確。有時候，各種工作一起壓來，真象潮水一樣要把秘書淹沒；但是，正象潮水那樣也有退下去的時候。如遇到上司長期出差等情況，秘書就顯得比較輕閒了。忙的時候相當忙，閒的時候也相當閒，這是秘書工作的另一個特徵。

2、如何提高工作效率

a。工作程式化

從上面幾個例子都可以看出，秘書沒有相當豐富的實踐經驗，是很難搞好秘書工作的，特別是收集資訊，實質上就是人與人的關係問題，沒有一定的手腕，就不可能從人家那裡得到真正有價值的資訊。

但是，這並不是說秘書全靠經驗辦事。每個企業都定期進行人事調整，如果秘書工作僅憑經驗，一旦老秘書調整出去，新秘書就不能很快接替工作，因此，在平時就要把一些日常工作程式化，最好是制定一些部門內的規章制度。

b。出現差錯的時候

由於秘書工作千頭萬緒，在工作中秘書也經常會出現這樣或那樣的差錯。有時在安排上司工作日程時，出現了“撞車”現象；有時給上司送材料牛頭不對馬嘴；也有對上司的提問一問三不知等等。秘書當然在平時就要注意學習，精通業務，以防患於未然。但是如果差錯已經不可避免，那麼，秘書應該如何處理呢？

公司正在召開董事會，外面來了個電話，對方要找總經理。開會時原則上不得接電話，在這種情況下，秘書首先就要弄清總經理是不是在開會；如果在開會，又有沒有必要讓總經理跑來接電話。這時全憑秘書的經驗判斷，判斷稍有差錯，就有可能出現失誤。