種突然出現的場面

如果事前已經約好，那麼，上司的客人到了之後，一般都要將客人帶到上司的辦公室去，除非上司有急事要辦臨時出去了。不過，如果上司確實不在的話，那麼，與其讓客人在上司的辦公室乾等，還不如自己先與客人聊聊。

a。上司突然不在

客人按照約好的時間來訪，可是上司因為別的急事要辦突然出去了。在這時，秘書應向客人說明情況，請求諒解，並徵求他的意見：“請再等一會兒好嗎？”“等經理回來之後，我再跟您聯絡行嗎？”或者根據具體情況，把他介紹給有關部門：“讓市場部的張經理跟您談談，您看如何？”總之，不管客人是否願意等到上司回來再談，還是願意跟有關人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。

b。不速之客

如果是出門辦事，事先就應該與對方約好，這是現代社交中的一般規矩。但是，秘書對於那些不速之客，決不能因為沒有預約而怠慢他們。首先要弄清來客的姓名、所在的公司、有什麼事情。如來客人點名要與某某會談，就應當立即與當事人聯絡。但是，在聯絡好之前，不應給客人以肯定的答覆，因為當事人有可能不在，也有可能不願見這位客人。如果是不願意見，你就要這樣答覆客人：“實在對不起，某某現在不在家……”這樣不致於給客人留下一個沒有誠意的印象。

有時，上司會給秘書來個電話或者寫張紙條來，說今天某某客人要來，自己不想見他。然而客人到後，秘書總不能以上司不想見他為理由而不給予安排會見。所以，秘書在這時頭腦要靈活一點，比如可以這樣委婉地拒絕對方：“實在對不起，孫總準備明天下午出差，今天確實抽不出時間。”這樣客人就能給予諒解。不過，在這之前，秘書有一點要弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人還是實在抽不出時間，如果是當天抽不出時間，那麼，就有一個改期的問題。

第二節　如何接待客人（3）

現在秘書不時要接待一些不請自來的客人。這些並不受人歡迎的客人之中，大多是上門推銷；有的乾脆就是無理取鬧。不管是哪一種人，秘書在接待時都要待之以禮，顯示出自己的涵養和風度。首先把來各領到接待室，立即讓有關部門出面接待，並借送茶的機會，摸清對方來訪的意圖，及時向上司彙報、請示。當然這些不能做得太顯眼了。比如，可以裝作接電話的樣子，把請示的內容寫在紙條上遞給上司，或者乾脆裝做很忙的樣子，總之要讓這種客人知道自己絲毫沒有怠慢他的意思，這樣讓他們儘可能少惹點麻煩。

c。時間已到

按照原訂的時間，孫總應該來會見程先生了，可他與錢先生還沒有談完。在這時，秘書最好寫一張便條，把程先生的事簡單地說一下，進去遞給孫總。在便條上最後一定要加一句：“還讓程先生等多久？”這樣，孫總在與錢先生會談的同時，可以對你的請示作簡短的指示。

當上司在與客人會談時，如果來了緊急電話，也可以用同樣的辦法來處理。如果這時在便條上寫上“怎樣答覆對方”這樣一大堆問題，反而讓上司為難，所以只要寫上“過多久給對方回電話？”這麼一句就行了。

像上面那神情況，在程先生與錢先生兩位客人交替的時候，秘書往往擔心怠慢了程先生，所以在錢先生出來的時候，很容易給錢先生一種被攆走的感覺，因此，秘書在這時候一定要注意不給客人們一種厚此薄彼的印象。在給孫總遞便條之前，就要對程先生表示歉意：“讓你等那麼久，實在對不起。”這樣，秘書在送錢先生出來的時候，程先生就不會介意，而錢先生也沒有被攆走的感覺。如果這一點處理不好的話，對公司的形象就有一定的影響。

4、招待客人的方法

上司在與客人談話時，秘書要進去的話，必須先敲敲門，待裡面回答“請進”之後，才能推門，不過，秘書一定要說聲“對不起”，表示對打擾他們的談話而抱歉。

給客人送茶時，先將茶盤放在桌子上，根據客人座次的順序，雙手把茶杯遞給客人。按照傳統的禮節，送茶應是從右邊的客人開始，現在基本上不講究這些了，主要是按客人座位的具體情況而定。如果客人是圍著圓桌坐成一圈的話，那就無所謂左右。端茶時，站在客人身後一點點，說聲“請”才把茶遞給客人。

在給客人送茶時，千萬不能用沒洗乾淨的茶杯或者缺口的茶杯，這些事雖小，但都能嚴重影響本公司的形象。

秘書送完茶或者辦完其他事，退出會客室的時候，要輕輕地把門帶上，出門後