客，“對不起，請問您預約了嗎？”有些秘書喜歡這樣問客人。問客人有沒有預約跟問客人“你找我有事嗎？”一樣，容易讓客人反感。作為秘書，客人預約沒預約，你自己心裡應該有數，所以，這麼問客人就是失職；客人沒有預約不請自來，那是他們沒有禮貌，但你不能用“你預約了沒有？”這種冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客氣地問對方預約了沒有，實際上是告訴客人，我知道你沒有預約，你不請自來，讓我討厭。客人既然上門了，作為秘書，你就得無條件地熱情接待，不能因為他們沒有預約而怠慢他們。

秘書值班時一定要堅持這麼幾條原則：

無論接待什麼樣的客人，都要做到公平和禮貌；

無論接待什麼樣的客人，都要和顏悅色，千萬不能皺眉頭；

上司沒確認見的客人，就不要讓客人進去；

有些沒有預約來訪的客人喜歡問上司在不在甚至上司整個工作日程安排，在不瞭解對方身份和來意的情況下，不要直接回答上司在或不在，而是要儘可能地從對方那裡了裡一些有用的資訊。

第二節　如何接待客人（2）

秘書在值班時，要儘可能地與各業務部門多聯絡，取得他們的配合，把他們預約的客人的來訪時間、會談地點等面成一覽表，存在計算機裡，隨時查用，從而提高接待工作的效率。

b。不浪費客人的時間

如果是接待有預約的客人，事情就比較簡單，把他帶到預先定好的會議室，及時通知預約的部門就行了。如果客人沒有事先預約，那麼，就要詳細地問明客人有什麼事，要找誰，馬上與有關部門聯絡。現在經常有這種現象，秘書在沒有弄清客人到底找準合適之前，就把他帶到市場部；到市場部後，市場部的人說客人的事是銷售部負責，當他們來到銷售部時，人家又說這方面的工作已移交給企管部……這種來回往返，讓客人感到十分難堪，這實際上是對他的不尊重。因此，在這種沒有把握的情況下，最好是請客人稍等一會，先用電話與有關部門聯絡一下：“……天地公司的李強先生有件關於廣告的事，是不是請你們接待一下？”這樣就可以少碰許多軟釘子，客人也會感到你的熱情。

c。秘書有空無閒

值班秘書的主要任務是接待好剛進門的客人，一般來說這項工作是比較忙的，但是，前臺也有沒有客人的時候，這時秘書就比較空閒了。但是值班秘書必須牢記，空閒時間不等於是自己可以自由支配的時間。有些年輕的女秘書在值班時，看到沒有客人，總喜歡把昨天晚上沒看完的小說或雜誌拿出來看看。繆斯具有無邊的法力，經常把人帶到另外一個世界……不知什麼時候，抬頭一看，客人早已站在自己的跟前，這簡直讓人無地自容！秘書慌忙地站起來，嘴裡說著“歡迎，歡迎”，但連把自己的手擱在什麼地方也不知道。因此，值班秘書一定要牢記自己的責任，不能給公司的形象抹黑。沒有客人時，可以整理名片、來客登記本，或者把因接待客人而中斷的工作繼續下去，總之，值班秘書要做到有空無閒，提高時間的使用效率。

d。客人較多的時候

在客人較多的時候，秘書要堅持先來後到的接待原則，有些客人雖然是初次來訪，但說不定他就是總經理幾十年沒見面的老同學。如果秘書在接待客人時不堅持先來後到的接待的原則，熟人優先，讓客人明顯感到薄此厚彼，那心裡肯定不痛快。因此，即使是總經理的座上客，也得按先後順序接待。其實，只要你對他們點點頭，表示一下歉意：“實在對不起，請您稍等一下。”他們大多都會理解。

現在有許多送水、送飯、文具、快遞公司的人上門推銷，這多少會影響一些前臺的接待工作。即使如此，秘書也不能表現出一副不耐煩的樣子，擺出一副高高在上的架勢。你無形的優越感會讓他們產生自卑感，甚至產生怨氣。當他們推銷的時候，你只要婉言謝絕，他們一般不會胡攪蠻纏。

有時候會出現這樣的情況，穿快遞服裝的客人並不是快遞公司的，而是公司某位老總的親戚，或其他重要單位的客人，如果前臺秘書以衣帽取人，那到時候局面可能就無法收拾。

另外，接待客人不只是值班秘書一個人的事。客人是公司的客人，但現在有些人在走廊上碰到客人，卻視而不見。在一些秘書看來，這只是一件小事，但在客人看來，這是做秘書的缺乏教養的表現，是公司管理不嚴的表現。不是你值班，不一定要專門停下來打招呼，但是，點個頭、問聲好的禮貌還是要有的。

3、如何應付各