◆　我想直接瞭解業務的最新情況。

◆　這是業務狀況的需要。

◆　有助於確保協調。

◆　瞭解其他部門正在發生什麼，這樣你們才能做好自己的工作，保證執行上有充分的溝通。

抵制先於體驗

對每週例會的抵制幾乎總是先於對會議的體驗。不過，這些會議能幫助你認識和理解其他部門的情況及其對本部門的影響，這種好處最終會壓倒你對浪費時間的擔憂。

？必須準時來參加會議，未經我預先批准，誰也不能找人替自己出席。我希望大家要明白，我對待每週例會的態度是認真的，因此你們也應該認真對待。

？會議時間是每週一上午10點到中午12點；如果有必要，可以延長。

？議程

◆　在會前的週三向首席財務官提交議題和所需的時間；如果有希望在會上討論的行動或決定，請預先說明。

◆　議程經我審查後在週四下發。

每週例會讓我們有機會及時地評價管理團隊，就問題做出決定，而不用等到月度或季度會議。

？保密

◆　不準閒聊。

◆　在助理以及他人的幫助下加強保密。

透過強調保密的重要性，我們在這方面幾乎沒有碰到過麻煩。事實上，一個由大約6位最高層管理者組成的團隊，設法把吉列與寶潔即將合併的秘密保守了好幾個月，這已經相當了不起了。

決策：至少得是多數人同意，往往是一致同意

？決策過程

◆　多數人同意—聽取各種觀點。

◆　如果有必要，最終決定由我做出。

在我領導吉列的5年裡，我們總是就關鍵決策達成多數意見，而且往往是全體一致同意。我不記得我們有過必須要推翻團隊決定的時候。

？行為

◆　要專心：沒有補充說明或者輔助任務；要認真聽。

◆　不要偏離主題。

◆　要坦率。

◆　如果有必要，做好準備工作。

◆　可以開玩笑。

紀律、專注和投入是我期望大家能夠時刻做到的，每週例會也不例外。然而我也意識到，玩笑和幽默往往是營造凝聚力的最佳途徑。

儘量避免賣弄

？輪流發言

◆　每個人的發言限時3分鐘。

◆　議題需要花更多的時間做好準備才能提上議程。

我願意讓每個人都有發表意見的機會；3分鐘的限時可以讓大家保持專注，避免有人炫耀和賣弄。

其他常規事務

？一對一的交流；你們打來的電話。因為我奉行“走動管理”，所以我會順道拜訪我的直接下屬和很多其他管理者，還會經常與他們進行電話交談。然而，除了對優先事項的季度評價之外，我與直接下屬並沒有定期的一對一交流。如果誰覺得有這個必要，我歡迎他來找我。

？只有你們的行政助理才可以透過我的助理來安排我們之間的會談。安排會談的流程有助於避免我們的日程表變得混亂。

被成績而不是被會談和便條的多少所打動

？簡單就是美。

◆　會談和檔案力求簡短，出席者能少就少。

有些管理者認為，他們可以用送來的便條和計劃以及所安排的會談來打動我。我要確保每週員工會議能夠滿足他們的需要，這是為了限制他們對臨時的溝通、會談等的需求。

第九章　上任第一天很關鍵（5）

？沒有與投資分析師、銀行家、股東等外部的利益相關者“舉行臨時會議”這種事情。大多數的高階管理者都知道與外人舉行會議（即使是不該留下記錄的）有多危險，因為外人很容易曲解和濫用公司方面提供的資訊。我認為應該讓專家來應付專家—例如，約翰·曼弗雷迪讓克里斯·亞庫比克（Chris　Jakubik）做他的投資關係副總裁，因為在來吉列之前，亞庫比克曾是分析師和投資經理。專家有著不同的語言和獨特的角度。另外，為了處理資訊披露相關的法律事務，我們還高薪聘用了很多律師。

除了談到我的風格、哲學、期望以及每週和每季度的會議，我還論及了我的領導過程（如圖9…1所示）。

圖9…1 我的領導過程

另外，我們還討論了年度目標和季度優先事項的模板，我的每個直接下屬都必須在