麼，這就是開會的通病，它可以寫成一首新的“了字歌”： 事先沒有講清楚了， 然後事先也沒有準備了， 進去就隨便講話了， 然後大家也沒有興趣表決了， 一舉手就都統統起立鼓掌了， 開完會後也沒有人去管了…… 會議有很多可以改善的空間，應該先從哪裡做起？以下七點建議供參考（如下圖）： 會議改善樹形圖 建議1：誰參加 通常，參會的人太多就不知道誰真的該聽，誰可以不用聽，最後的結果是，大家就不講話了。其實開會要分兩種人： 第一種：非要參加的那種人，就非講話不可； 第二種：不需要參加的人，聽著就可以了。 在這方面，高效能公司發會議通知的時候，上面一般會特別寫上兩行，其中一行寫明哪些人員是必須參加的，另一行寫上哪些人員隨意參加即可。這中間有什麼區別？必須參加的人不到，領導者要追究其責；隨意參加的人高興就進去聽，不高興就可以不進去，對不進會場聽的，會後把會議記錄影印一份給他即可。為什麼呢？因為有的人只想聽會議裡面的其中一個部分，比如說今天會議談到一個物流的議題，那麼倉儲的人就過來聽聽，談完他就走了，因為下面是財務的議題，跟他沒有關係。 為了解決這個問題，建議將公司的會議桌設計成如下圖所示的樣子： 形狀並不重要，重要的是在開會時要區分兩種人：一種人是必須參加的，坐在裡面那一圈，不但要到而且一定要發言，不然你來幹什麼呢？另一種人可隨意參加，坐在後邊座位上，可以聽也可以發言。再強調一點，要先把會議的各個議程表發下去，這樣有利於隨意參加的人掌控時間，他一看：“嗯，這個議題我有興趣。”那麼他就在那個時間進來，這一議題完了，他就出去了。所以，為什麼一開會，就是統統都要參加呢？結果耽誤了很多事情。 不要動不動就將總經理的名字寫到會議通知上去。很多公司有這樣一個毛病，認為開會沒有總經理就不像個會，結果總經理那天沒來，因為有一個客人；下次總經理又沒有來，因為他要到北京去；再下次總經理又沒有來，因為他出國；最後那個月末會他又沒有來，因為他生病在家……這樣的後果是，會議通知單一發下去，上面寫著總經理要參會，大家就會說：“他不會來了，他不會來了。”所以一開會，大家就抱著汽水、瓜子、花生米統統進去了，文山會海，一天到晚在那邊開會，除了每個月吃掉六斤瓜子以外，什麼事都沒有幹，這種會開與不開有什麼區別呢？ 建議2：誰主持 很多公司的會議都由總經理主持。對這件事情不要不以為然，作為公司的高階主管，應該多聽少講，不要什麼會都是你主持。 一個公司開會的時候，坐在上面的有三種人：第一種人是主席，可把這種人定位為副總；第二種人是導言人，可把這種人定位為經理；第三種人是觀察員，可把這種人定位為總經理。這個會是指大會。如果是小會的話，那麼經理是觀察員，副理是主席，主任與組長是導言人。如果是工廠，廠長是觀察員，副廠長是主席，導言人是車間主任。在這一體系裡，最重要的人應該是導言人。 大家看過外國的電影，都知道在外國的法院裡，法官的位子稍微高一點。在公司的會議室裡，導言人在前，主席在後，主席的位子也應坐高一點，意思就是主席是維持秩序的人。真正講話的是導言人。觀察員呢？應坐在主持旁邊觀察，必要的時候，插一兩句關鍵的話，但是大部分的時間是沉默的，除非會場發生事情，發生問題大家爭執不下才講話。作為總經理，在會場上，重要的是用腦冷靜地去思考他們在講些什麼。 建議3：誰控制 這個會場是誰在控制，上面談的三種人各有各的功能，我們來看答案。主席是控制秩序的，導言人是控制時間的，比如說今天下午公司開會，從兩點半開到四點，也就是90分鐘。那麼就可以給每個人20分鐘，四個議程，一共80分鐘，另外10分鐘給主席，或者給觀察員作結論，大致上這樣子分配，這是什麼意思？這就表示你的時間是20分鐘，而且議程排得很清楚，中間有一個是物料部門，他也有20分鐘，結果與他有關的倉儲部門想要來聽，只需聽２０分鐘即可。 建議4：誰先發言 建議5：誰負責和誰追蹤 除非把負責人找出來，我從來不願意這樣子，把自己弄得這麼慘，我來盯全部的事情，我在加班，他們在外面唱KTV，這叫做誰負責和誰追蹤。這兩件事情在散會之前如果沒有答案，就是召集人的事。我們公司規定，誰召集會議誰負責，難怪大家都喜歡開會，反正吃瓜子、喝茶，開完會以後，總經理要倒黴了，哪有這種事情？誰召集誰負責，除非你能夠把當場負責的人給我點出來