個應用程式。它不僅僅是一種從經理辦公桌上清除掉人事文牘的辦法，而且在有組織變動的時候，是把人事變動推進到會計和預算系統裡去的一臺引擎。它保證我們所有的商務系統都保持同步運作。

由於HeadTrax系統剛出臺，要拿出它在消除丟失的或不完整的文牘和資料輸入時間上給我們節省的時間和精力的確切數字，是很困難的。但是到1998年年底時，HeadTrax每個月處理大約8000次人事變動。不再需要人力資源部評審的批准手續佔所有人事申請的90％，在24小時內就反映在這個系統中了。人力資源批准手續要花更長的時間，這是因為一些與技術無關的過程，例如給一個要離開公司的人舉行的辭職面談。

HeadTrax使商務和人力資源經理們能夠在任何時間審

查所有未解決的人事變動，從而增進了他們的責任感。一個商務經理透過清點他小組裡的人頭數，能夠了解他的小組成員在崗位缺人時幹得如何。如果這個經理發現他的一個直接下屬經理比本部門其他經理更缺人手時，那麼這個高階經理就可以調查一下，看是否需要花更多時間僱傭一位經理來招聘人員，或者是否需要從公司的招聘小組得到更多的幫助。

負責人力資源的經理們認識到，把時間花費在批准每一次常規人事變動上，並不是最明智的。相反，他們開發了一個電子工具來處理日常業務，並收集資料做人事管理趨勢分析。一個高階人力資源經理可以用HeadTrax的審計功能來檢視所有被拒絕的人事變動，看是否有個模式顯示出經理們需要在人事問題上接受更多教育，或HeadTrax應用程式是否需要有附加的一些功能。人力資源部也可以分析一個經營單位是否比其他單位有更高的人員流動率，還能看員工離開公司的理由中是否有個共同模式。HeadTrax不僅為我們的商務人員提高過程效率，而且使我們的人力資源人員能重新定義他們的作用。能立即看到關於調動率或員工流通率這類事情的資料，其價值遠遠高於降低的成本或節省的時間。

認準任何過程首要的、中心的目標，這就是開始解決過程問題的辦法。不管是生產過程還是內部商務過程，其目標都應該永遠是根本性的簡單化：讓最少的入做最少的交接。要最佳化一個書面過程是極端困難的。數字技術使開發更好的過程成為可能，它不是讓您停滯在陳舊的書面過程的小變動上，那隻能讓您做漸進性的提高。真正的過程突破來自認真考慮的解決方案與數字資訊流的結合。

利用數字過程解決難題

在微軟公司最棘手的商務過程之一就是僱傭、管理臨時工以及給他們付酬。

對於一家有許多專案、產品投放市場時工作量達到頂峰的公司來說，管理臨時工是極為重要的，臨時工幫我們處理高峰期工作負擔，從開發、測試、營銷到行政支援工作，包羅永珍，無所不有。在我們對臨時工的使用中，有5組人員需要協調好：（1）臨時工本身；（2）臨時工為之工作的110家機構；（3）在各個部門裡使用臨時工的經理們；（4）我們公司內部的臨時工管理小組，該小組管理我們與臨時工介紹所的關係，跟蹤臨時工每小時的工資率；（5）公司採購部，實際上是它們給臨時工支付薪水。

我們的業務問題是多方面的，不僅僅是因為跟許多不同的機構和臨時工簽約購買服務要牽涉到大量檔案。我們在保證連貫的簽約過程，按恰當的小時工資招聘合適的人員，不把臨時工使用在大多的連續專案上或在一個專案上使用臨時工大久，以及決定什麼時候把臨時工轉變成正式工等問題上都有困難。

幾年前制訂的一個僱傭人員的政策，在使用臨時工問題上建立了嚴格的指導方針。按政策規定，所有臨時工都應透過職業介紹所來僱傭，任何臨時工都不得在各種綜合專案上工作超過340天，他在其間應中斷服務至少31天。但是書面的過程使得簽約僱傭臨時工的經理——他們中許多人都是新到公司的或新擔任這個職務的——很難保證遵循這個指導方針。由於我們的招聘經理們都有事情逼到頭上來才行動的特點，所以我們滿足各部門的需求和防止犯錯誤的唯一辦法就是把許多人投入到要解決的問題上去。人力密集型的過程並不使我們感到高興。

再有就是，書面過程並沒有給高階經理們解決預算問題。因為許多經理都僱傭了臨時工，以及臨時工經常在多個專案上工作，各部門的高階經理們沒法掌握被使用的臨時工總人數，也沒法掌握臨時工工作的小時總數。我們無法前後一致地預測僱傭臨時